成本管理系统解决方案

日期:2016-3-8
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成本管理系统解决方案
系统目标
    项目成本管理系统的实施主要是为了实现可见,可调,可控,可追踪四个目标,从而降低项目风险,控制项目成本,提高管理效率。
    1、可见:在对项目预算进行合同分解、WBS分解的基础上,制定资金计划,使项目资金使用和安排情况,无论全局还是局部都以直观的图表方式呈现出来。
    2、可调:在计划制定后和计划的执行过程中,如果发现矛盾或者问题,可以随时进行调整,调整的结果同样即时可见,直到达到最优。
    3、可控:系统根据业务规则和设定,在项目计划执行过程中,对关键节点,数据异常,异常操作等,即时向相关部门和人员发送通知和警报,预防问题的发生。另外,根据设定,所有过程,必须遵循相应的规范,防止不规范的操作。
    4、可追踪:如果发生问题,系统可提供完整的数据供追踪问题产生的过程,分析问题产生的原因。

成本管理系统的功能模块

成本管理系统

    1、预算数据导入管理
          项目预算数据是系统的基础数据。系统通过定义XML文件结构来规范预算数据的内容和数据格式。只所以采用XML,是因为其透明,通用,表达严谨,易于规范。
          系统提供在线检查工具来检查所提供的XML文件是否符合规范。
          具有权限的系统用户,首先建立项目节点,输入相应项目信息后,即可导入预算数据。此预算数据是签订合同的项目预算。预算数据导入完成后,如果系统设定为必须审核(默认),则经内容创建者确认,进入项目预算审核流程。
    2、计划成本管理
         项目预算数据导入之后,用户输入成本控制数据:人材机费用系数,主材耗量和价格,系统自动计算出项目计划成本预算。在系统生成的计划成本预算的基础上,用户可以根据需要进行局部调整。调整完成并确认后,则进入审核流程。审核内容仅包含成本控制数据,调整内容和调整后的预算结果。可以建立基于工程类型和特征值为的成本控制模板,供快速套用。费用系数和主材价格可以参考历史数据的统计分析结果。
    3、WBS分解管理
        WBS分解是系统的首要核心,是整个流程运行的基础。
        项目建立,导入了预算数据,并且通过审核之后,具有相应权限的系统用户即可开始对项目预算数据进行WBS分解。
        首先,系统内置了各专业的3级WBS分解模板供使用,系统根据项目预算数据,自动选择相应专业的模板,经用户确认,则系统自动进行分解。系统自动分解完成后,提示用户检查分解结果。用户对自动分解结果进行检查和调整,完成并确认后,第一阶段分解就完成了。
        然后,用户根据合同,制定各个节点与合同的对应关系,并输入相关信息。在此过程中,如果某个节点需要进一步的分解,则用户选择此节点,并点击分解按钮,输入工程量或者比例信息,系统自动进行分解后提示结果给用户检查,用户可在系统自动分解的基础上进行调整,用户确认后即完成二次分解。所有分解完成后,用户确认分解完成,则自动进入WBS(内容)审核流程。
    4、分包管理
          在完成WBS分解之后,用户可以指定项目预算中分包合同的对应关系。
          项目预算的每个节点(包含WBS分解后的节点),均可以对应唯一一个分包合同。可以在任意层级的节点上指定分包合同,默认情况下,所有子节点均与父节点属于同一合同。系统自动根据用户操作检查数据完整性和一致性。在所有项目节点对应结束并确认后,系统自动为每个分包合同生成分包预算。
    5、进度计划管理 
          在项目预算数据WBS分解的基础上,对工程量(进度)在时间维上进行分解,制定出项目进度计划。
          首先,输入项目周期(起止日期),付款周期,系统根据项目类别和属性,系统套用自动选择或用户指定的模板,即可生成项目进度计划表和甘特图。
          然后,用户可以根据实际需要,对系统自动生成的进度计划进行调整。调整结束并确认后,系统保存项目进度计划,并根据分包合同对应关系,自动为每个分包合同生成分包进度计划表和甘特图。项目进度计划和分包进度计划保存到系统中后,即可供其他模块调用。
    6、资金计划管理
          资金计划管理是系统的第二个核心。在项目进度计划完成后,系统自动生成项目的资金计划模板,用户只需确定周期,设定保留金,付款警戒点和报警点,即可制定项目资金计划。
          资金计划内容创建后,经创建者确认,即进入审核流程。系统根据项目资金计划,自动生成分包合同的资金计划。资金计划审核完成之后,即可打印资金计划表,并可设定时间区间打印。资金计划表有累积表和单列表两种形式可供选择。并且,每项内容均可查看基于分包合同的明细。系统根据设定,定时(默认按月)自动发送资金计划表给相应管理人员。系统根据设定的保留金,警戒点和报警点,在即将或者已经到达是向相关人员和管理者发送通知,预警消息或者报警。
    7、合同管理
          合同管理主要管理:收入合同(主合同、从合同、增量合同等),支持合同(分包合同,采购合同,租赁合同等)。
          合同管理模块以项目关联关系为中心,建立项目预算,进度计划,资金计划与合同之间的相互对应关系,在此基础上,实现合同生命周期管理。通过合同管理模块可以查询到合同细化到WBS分解节点的项目预算,进度计划,资金计划等以及在此基础上的材料汇总,费用等详细信息。反之,也可以查询节点分解到各个分包合同的数据明细。
          除了项目关联关系之外,合同管理还管理合同相关信息(机构,责任人/负责人等)和合同资料管理。其中合同资料管理合同本身以及相关的电子文档内容,可以由其他系统提供接口,本系统调用其接口进行获取。
          另外,合同管理也建立了用户和相关数据节点的对应关系,用户只能查看项目中特定的节点和内容。
    8、成本管理系统
          项目进度主要是以工程量的方式进行反应的。用户通过填报工程量来提交进度。 首先,用户通过指定通道填报工程量,系统检查工程量约束条件:
          如果不满足约束条件,则不允许用户提交;如果满足约束条件,但需触发特殊约定,则提示用户确认是否同意约定。如果满足约束条件或者用户已确认同意特殊约定,则用户可以提交工程量。系统自动进入工程量审核流程。审核成功后,系统自动提交工程量信息到资金管理模块。
          进度(工程量)填报提供两种模式:在线远程填报和使用填报工具填报后发送文件两种方式。其中在线填报可采用手机应用的方式提供,方便用户使用。
    9、进度抽查管理 
           根据系统设定,系统按照项目进度随机抽取,确定醒目进度检查节点和时间,并通知相关责任人进行处理;
           进度检查结果进入系统后,系统将其与进度填报结果进行分析对比,如果没有触发异常,则更新检查记录,提交检查报告给相应管理人员。
           如果触发了异常,则按照异常处理流程进行处理,并通知相应责任人,处理完成后更新检查记录,提交报告给相应管理人员。
    10、资金管理   
            进度(工程量)通过审核之后,系统自动提交工程量数据到资金管理模块。资金管理模块根据工程量,计算相应应收和应付资金数据。
            然后,资金管理模块检查项目的资金计划的已有数据以及设定的警戒点和报警点等信息。如果没有触发任何异常条件,则进入资金审核流程。
            如果触发了异常条件,则向相关责任人和管理人员发送预警或报警信息,等待管理人员确认是否允许进入资金审核流程。审核结束后,审核过程及结果均进入项目日志记录,生成应收和应付资金记录。 系统外资金处理(收款或付款)完成后,用户更新资金记录状态,系统自动更新相应项目数据(实际成本)。
    11、材料管理   
            材料管理主要对象是主材。
            材料基本信息包含材料类目和材料,材料类目由手工整理录入,材料可手工录入,也可从项目预算数据中提取。材料耗量信息从历史项目数据中按工作内容,项目特征等进行统计,经专业人员确认后作为参考耗量。材料价格信息从历史项目数据中按时间进行统计,并按照一定计算公式计算,经专业人员确认后作为参考价格。用户在制作项目计划时,可直接通过选用材料库中已有的材料替换合同预算中的材料,即计划成本预算中采用材料库中的材料。
    12、材料库存管理
             材料库存管理主要处理材料入库,材料出库,实时库存查询,材料采购量调整等。 材料入库时,材料库管理人员逐项确认材料采购清单中的材料及其数量,然后提交入库确认。系统自动生成材料入库清单表,再次由材料管理人员确认后,生成材料入库就记录,更新材料库存信息。采购清单中已确认入库的材料自动设置为入库状态,未确认的材料状态不变。
             材料出库时,材料管理人员登入系统,确定材料领用请求已审核通过后,根据材料领用单的材料及其数量组织出库材料。材料领用人通过材料库终端登入系统,确认材料领用。系统自动生成材料领用记录,更新材料库存信息,更新项目材料价格和实际成本等数据。
             材料采购时,在操作人员提交采购清单后,系统自动提示各项材料的库存信息,并根据系统对采购清单进行调整,调整后的采购清单经用户确认或修改后确认,进入材料采购审核流程。
    13、材料采购管理
             系统统计指定阶段的需要采购材料量及其明细,生成采购清单。
             用户可以对采购清单进行调整,调整后系统自动检查约束条件,不满足约束条件则不允许制定采购计划。
             采购计划通过后,材料采购管理根据系统中材料采购的历史数据,提供材料价格参考信息如:材料平均价,材料价格趋势等信息。
             材料采购完成并确认入库后,系统更新相应项目预算数据和材料库存信息。
    14、材料领用管理
              用户在系统中材料领用,系统根据项目的进度信息生成领用材料清单。
              用户可以调整材料领用清单,在材料量超出计划量时,若已设置超量处理方式,则提示用户材料超量,并要求用户确认处理方式。若未设置超量处理方式,则提示用户超量信息,不允许发起材料领用请求。
              材料领用请求通过后,系统记录请求,此时库房即可收到通知。材料出库时,库房提交出库信息,并经材料领用人确认即完成材料领用。完成材料领用后,系统自动更新相应的成本和费用信息。
    15、实际成本管理   
             项目计划制定后,系统自动生成计划成本预算的副本,作为实际成本的基础。
             项目运转过程中,所有数据均自动更新实际成本预算,并根据工程量调整合同预算和计划成本预算,实时以图表的形式反映三者的差异。
    16、项目变更管理
             项目实施过程中,变更是不可避免的,因此,系统内置多个变更处理流程,在变更发生时,系统自动生成变更数据报告,经如果调整和确认后进入系统,动态更新所有涉及环节的数据。然后回馈到成本控制过程中去。
             系统自动向项目变更影响到的数据的相关机构和责任人推送变更信息。
             项目变更主要指:项目范围变更,项目进度变更,费用预算变更,项目合同变更和项目人力资源的变更。
    17、审核流程管理
             系统包含两个主要审核流程:内容审核流程和资金审核流程。
    18、内容审核流程
              项目数据导入,WBS分解,分包管理,进度计划,资金计划的成果,必须经过审核流程,才能正式提交到系统中去,其他有权限的用户才能看到相应数据,在审核完成之前,只有内容创建者自己可以查看。
              内容一旦进入审核流程,创建者则不能此内容进行修改。除非取消审核流程,修改后重新提交进行审核。
    19、工程量/进度/资金审核流程
              由分包机构所报送的工程量和进度,以及将要支付的资金在提交之后即自动进入相应的审核流程,审核流程完成之后,才触发后续相应处理,正式成为系统数据记录。
              审核流程进行的各个阶段,系统均会自动给相关人员发送通知消息,消息包含内容有:需要审核内容的名称,审核内容的链接,完成审核的时限。如果审核时限将至而内容还没有进行审核,则向相关利益相关人员和管理人员发送警告消息。
              审核过程及其结果均会在项目日志中详细记录。审核流程根据审核内容或业务的不同而不同,并可根据实际需要进行定制。
    20、审批流程管理
              审批流程主要用于处理管理过程中的非标准流程。此流程与审核流程不一样:审核流程由系统根据条件触发,而审批流程由系统用户主动提交,并需提交额外的说明以及相关资料(根据流程定义)之后发起。
              审批流程发起之后,其后续处理则与审核系统类似,由系统安装流程向相关人员发送通知消息来完成该流程。审批过程及其结果均会在项目日志中详细记录。
    21、系统消息管理  
              依赖于系统内置的通讯模块,系统在运转工程中,按照设定条件,向利益相关人以及管理人员发送消息。按照紧迫程度,分为消息,通知,预警,报警。
              消息:告知用户相关项目的运转情况,用户无需进行任何处理。
              通知:项目运转过程中需用户干预,提醒用户及时处理。
              预警:项目运转过程中触发了预警条件,需要用户尽快进行检查处理。
              报警:项目运转工程中发生异常,或者有某些非规范流程,或者触发了报警条件,通知用户必须马上进行检查处理。
    22、机构管理
              机构主要可以分为四类:客户管理,承包商管理,供应商管理和分支机构管理。 机构管理首先是可以增加,查询,修改,删除机构。机构基本信息包含机构名称,机构类别,负责人,联系人等等。
              机构模块同时为人员基本数据提供机构信息,并可通过机构查询人员,项目,合同等相关信息。
    23、人员管理  
              首先,管理系统相关人员的系统账号,基本信息,所属结构,所属部门,联系方式,可进行增加,查询,修改,删除等通用操作。
              另外,人员系统为其他模块提供人员的快速选择,建立人员与项目,合同等的相互关联。
    24、报表管理
             报表管理模块的主要功能是提供系统内各种报表和凭据的查看,下载,打印。 报表和凭据的格式由系统内置,报表数据来源于用户的选择和设定条件的查询结果。
             报表和凭据可以在线查看和打印,还可下载 HTML或PDF,Excel格式的文件。
    25、历史数据分析  
             第一阶段,系统提供比较简单的数据统计,差异分析,为企业定额的制定,材料价格趋势分析等提供参考资料。
             第二阶段,引入分析模型和工程指标等计算,为新项目决策,计划制定和过程控制管理的决策提供参考资料。
    26、移动终端应用
             要使系统更便于使用,提供移动终端应用,方便相关责任人处理如接受系统通知,操作确认,填写工程量报告等日常较大量但无需大量、复杂相关数据的工作。移动终端的主要对象为智能手机,可以同时提供各流行平台的应用。也可以简化为只提供一种主要平台的应用。


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